Digital Arkivering af Bilag i Danmark: Reglerne og Vigtige Startdatoer

Med indførelsen af nye regler for digital arkivering af bilag i Danmark er det blevet mere afgørende end nogensinde før for virksomheder at sikre, at deres regnskabsmateriale er korrekt og lovligt opbevaret. Disse regler, som er en del af den opdaterede bogføringslov, har forskellige startdatoer afhængigt af virksomhedens størrelse og regnskabsperiode. Her er en gennemgang af de vigtigste regler og de relevante datoer, som I skal være opmærksomme på.

Lovkrav til opbevaring

Som fastsat i bogføringsloven skal danske virksomheder opbevare deres regnskabsmateriale, herunder bilag, i minimum 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. Dette gælder uanset om bilagene opbevares fysisk eller digitalt. Det digitale regnskabsmateriale skal kunne præsenteres i en læsbar form i hele opbevaringsperioden.

Startdatoer for kravene om digital bilagsarkivering

De nye krav om digital bilagsarkivering i Danmark træder i kraft på forskellige tidspunkter, afhængigt af virksomhedens størrelse og regnskabsperiode. Disse forskudte datoer er designet til at give virksomhederne tilstrækkelig tid til at tilpasse deres systemer og processer til de nye regler. Her er en detaljeret gennemgang af de vigtigste startdatoer:

a) 1. januar 2024: Store og mellemstore virksomheder

For virksomheder, der allerede er underlagt bogføringslovens krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale, træder de nye krav i kraft den 1. januar 2024. Dette gælder især større virksomheder, som typisk har en større kompleksitet i deres regnskabssystemer og en mere omfattende brug af digitale værktøjer.

• Hvilke virksomheder gælder dette for?
• Virksomheder med mere end 50 ansatte.
• Virksomheder med en omsætning over 89 millioner DKK eller en balance på over 44 millioner DKK.

Disse virksomheder forventes allerede at have implementeret nogle former for digitale løsninger, og derfor er tidsrammen for at opfylde de nye krav relativt stram.

b) 1. juli 2024: Mellemstore virksomheder med forskudt regnskabsår

For virksomheder, der har et forskudt regnskabsår (dvs. regnskabsår, der starter på et andet tidspunkt end 1. januar), træder kravene om digital bilagsarkivering i kraft fra begyndelsen af deres næste regnskabsår, der starter mellem 1. januar og 30. juni 2024. Dette betyder, at disse virksomheder skal være klar til at efterleve de nye krav senest den 1. juli 2024.

• Hvilke virksomheder gælder dette for?
• Typisk mellemstore virksomheder med forskudte regnskabsår.
• Virksomheder, der har en omsætning og et antal ansatte, der nærmer sig grænserne for større virksomheder, men som endnu ikke er omfattet af de strengere krav.

Disse virksomheder får lidt længere tid til at tilpasse sig de nye krav, hvilket kan være nødvendigt, hvis de har brug for mere tid til at opdatere deres systemer og processer.

c) 1. januar 2025: Mindre virksomheder

For mindre virksomheder, som endnu ikke er omfattet af de eksisterende krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale, træder de nye regler i kraft fra 1. januar 2025. Dette giver de mindste virksomheder længere tid til at planlægge og implementere de nødvendige ændringer.

• Hvilke virksomheder gælder dette for?
• Virksomheder med færre end 50 ansatte.
• Virksomheder med en omsætning under 89 millioner DKK og en balance under 44 millioner DKK.

For disse virksomheder kan implementeringen af digital bilagsarkivering være en større omstilling, og derfor giver den længere tidsramme mulighed for en mere gradvis overgang.

Hvad betyder dette for virksomhederne?

De forskellige startdatoer betyder, at virksomheder skal være opmærksomme på, hvornår de skal have implementeret de nødvendige ændringer for at overholde loven. For de største virksomheder, der allerede arbejder med digitale løsninger, er fristen kort, og de skal allerede nu være i gang med at sikre, at deres systemer er klar til at håndtere de nye krav.

Mellemstore virksomheder med forskudte regnskabsår har lidt mere tid, men bør stadig allerede nu begynde at forberede sig. Mindre virksomheder, som har længst tid til at implementere ændringerne, bør bruge denne tid til nøje planlægning og eventuelt søge rådgivning for at sikre en smidig overgang.

Det er vigtigt at forstå, at selvom fristerne er forskellige, er kravene de samme for alle virksomheder. Digital bilagsarkivering skal sikre, at alle regnskabsmaterialer opbevares korrekt, let kan tilgås og er beskyttet mod ændringer og tab. Manglende overholdelse af disse krav kan føre til alvorlige juridiske og skattemæssige konsekvenser, uanset virksomhedens størrelse.

Krav til Digital Bilagsarkivering

Når det gælder digital bilagsarkivering, er der flere specifikke krav, som virksomheder skal opfylde:

• Format og Tilgængelighed: Alle bilag skal opbevares digitalt i et format, der sikrer læsbarhed, printbarhed, og mulighed for elektronisk overførsel gennem hele opbevaringsperioden. Dette inkluderer formater som PDF, JPEG eller lignende, hvor kvaliteten skal være høj nok til, at alle vigtige oplysninger er tydelige.
• Systemdokumentation: Hvis virksomheden anvender et digitalt system til arkivering af bilag, skal der foreligge dokumentation for systemet. Dette indebærer en beskrivelse af systemets funktionalitet, sikkerhed, adgangskontrol, og backup-rutiner. Dokumentationen skal være tilgængelig og kunne fremvises ved en evt. kontrol.
• Uforanderlighed: Bilagene skal opbevares i en form, der sikrer, at de ikke kan ændres uden at ændringen registreres. Dette kan enten sikres ved at anvende et revisionssikkert format eller ved at implementere en revisionslog, som dokumenterer alle ændringer.
• Tilgængelighed og Sikkerhed: Virksomheden skal kunne gøre bilagene tilgængelige for skattemyndighederne på forlangende. Dette betyder, at bilagene skal kunne genfindes i deres oprindelige form og i sammenhæng med andre relevante data. Derudover skal der være etableret sikkerhedsforanstaltninger, som beskytter bilagene mod uautoriseret adgang, tab eller ødelæggelse.
  
  

Backup og Sikkerhedskopiering

Regelmæssig backup af digitalt regnskabsmateriale er påkrævet. Backuppen skal opbevares på en sikker måde, helst på flere geografisk adskilte lokationer, for at minimere risikoen for tab ved uforudsete hændelser som brand eller naturkatastrofer. Dette sikrer, at bilagene kan gendannes, hvis det skulle blive nødvendigt.

Udenlandske Opbevaringssteder

Hvis en virksomhed ønsker at opbevare sine digitale bilag uden for Danmark, skal dette godkendes af de danske skattemyndigheder (SKAT). Det skal garanteres, at SKAT til enhver tid kan få adgang til bilagene, og at opbevaringen sker i overensstemmelse med danske regler. Dette er især relevant for virksomheder, der anvender cloud-tjenester med servere placeret i udlandet.

Krav ved Digitalisering af Fysiske Bilag

Når fysiske bilag digitaliseres (f.eks. scannes), skal virksomheden sikre, at de digitale kopier er nøjagtige og fuldstændige reproduktioner af originalerne. De digitale kopier skal derefter opbevares i overensstemmelse med de digitale arkiveringskrav, mens de fysiske bilag kan destrueres, hvis dette ønskes. Det er dog afgørende, at digitaliserede bilag opfylder alle krav til uforanderlighed og sikkerhed.

Ansvar og Sanktioner

Det er virksomhedens ansvar at sikre, at reglerne for digital arkivering af bilag overholdes. Manglende overholdelse kan føre til bøder, og i alvorlige tilfælde kan der pålægges strafansvar. Derudover kan manglende eller mangelfuld opbevaring af bilag resultere i, at virksomhedens regnskaber ikke anerkendes som gyldige, hvilket kan få alvorlige skattemæssige konsekvenser.

Afslutning

At overholde reglerne for digital arkivering af bilag er ikke kun et lovkrav, men også en vigtig del af god virksomhedspraksis. Med de nye deadlines, der hurtigt nærmer sig, er det afgørende, at virksomhederne sikrer, at deres regnskabssystemer og -processer er opdaterede og compliant.

Hvis jeres virksomhed har brug for rådgivning eller assistance med at implementere en løsning for digital bilagsarkivering, står vi klar til at hjælpe jer med at sikre, at I overholder alle krav inden de relevante deadlines. En korrekt opbevaring af regnskabsmateriale er ikke kun en juridisk forpligtelse – det er også en nødvendighed for at beskytte jeres virksomhed mod fremtidige risici.