curabis.dk > Docs for Project Management 365

Denne artikel fungerer som dokumentation for funktionalitet i CURABIS Project Management 365 for Business Central. Modulet er et tilvalg til standard Microsoft Business Central som downloades og aktiveres, enten direkte indefra jeres Business Central (*) eller via dette link til Microsoft AppSource.

Anvendte termer

Anvendte termer for CURABIS Project Management 365 for Business Central.

Projekt

Projektet er defineret som en samlet leverance til debitoren. Projekter indeholder delopgaver. På projektniveau kan der på overordnet niveau ses informationer om fremdrift samt opgavestatus.

Delopgave

En delopgave er en opgave knyttet til et projekt. Delopgaver er anvendt til timeregistrering. Delopgaveoversigten giver et godt billede om hvordan fremdriften er på de enkelte delopgaver, samt en status om igangværende arbejde, eller om delopgaven er faktureret.

Hovedopgave

CURABIS Project Management giver dig muligheden for at kunne binde flere delopgaver sammen til en hovedopgave. På denne måde kan du fx tillade dine medarbejdere til at oprette små delopgaver, som en projektleder efterfølgende binder sammen med hovedopgaver. En rapportering på hovedopgaver kan dermed afspejle et tilbud, selv om der er oprettet flere delopgaver under projektet.

Hovedopgaver anvendes typisk på mere komplekse projektforløb.

Projektstyringsbrugere

Ikke alle af Dynamics BC’s brugere behøver at være sat op til CURABIS Project Management. En projektstyringsbruger har adgang til timeregistrering. For at sikre egne kladder til de enkelte medarbejdere, er Projektstyringsbrugere defineret.

Løbende opgave

En løbende delopgave bliver aldrig afsluttet. På løbende opgaver er det muligt at timeregistrere og fakturere uden at delopgaven skal meldes færdigt. Læg mærke til at løbende opgaver ikke er del af projektfakturering, med skal derimod håndteres manuelt og direkte fra delopgaven.

Ad-hoc opgave

En ad-hoc opgave er en opgave oprettet direkte fra timeregistreringskladden. Ad-hoc opgaver er oprettet for at imødekomme løbende og mere eller mindre udefinerede opgaver hos kunden. Om der må oprettes ad-hoc opgaver styres på projektniveau.

VIA

Varig Igangværende Arbejde. Definerer værdien af den løbende produktion og baseret på salgspriser for projektet. CURABIS Project Management anvender projektets salgspris, så der kan opnås en korrekt indtægt i forhold til fx månedsrapportering. Projektet er indtægtsført, hvilket betyder at en fakturering kun vil påvirke likviditeten i det øjeblik debitoren betaler.

Ressourcer

CURABIS Project Management bruger ressourcer i Dynamics Business Central på en lidt anden måde at ressourcerne er tiltænkt. CURABIS Project Management anvender ressourcen som arbejdsarter.
Alle medarbejder kan dermed timeregistrere på en ressource som vi fx kalder projektledelse. Linket fra Dynamics Business Central, som binder ressourcen sammen med medarbejderen bør dermed fjernes.
CURABIS Project Management udvider Ressourcen i Business Central med forskellige extensions. Herunder interne ressourcer, eller ressourcer til kilometerafregning. Mere herom i afsnittet om hvordan man konfigurerer ressourcer.

Gantt diagram

Et Gantt diagram er et overblik over delopgaver i projektet. Diagrammet er en form for grafisk tidsplan, hvor der vises vandrette søjler, som indikerer start og slut for hver delopgave. Den lodrette akse i et Gantt diagram består af en oversigt over delopgaver, hvorimod den lodrette akse viser perioden.

Belastningsoversigt

Belastningsoversigten er et overblik over den procentuelle belastning af dine ressourcer i forhold til dine medarbejderes normtid. Normtiden beregnes ud fra Normtidskalenderens opsætning.
Projekttiden beregnes ud fra et gennemsnitligt timebehov baseret på delopgavens estimat og delopgavens tilknyttede periode fra starttidspunkt og til den forventede levering til kunden.

Opsætning

Når du går i gang med CURABIS Project Management, så er der kun få felter at sætte op. Denne How-to skal give dig en introduktion i hvilke felter der er relevante, samt hvilke felter der påvirker systemets brug.

Opsætningen er delt op i tre delområder:
Generelt, som omhandler en basal opsætning af systemet herunder nummerserier til tildeling af bilagsnumre.

Fakturering, som har med håndteringen af den ikke bogførte faktura af gøre, samt VIA bogføring, som åbner op for bogføring af igangværende arbejde til finanskontoplanen.

Video
Nummerserier

Først og fremmest skal der tildeles nummerserier til oprettelse af dokumenter i Curabis Project Management. Nummerserier tildelt i systemet er sekventielle og hjælper med at lette processen ved oprettelse af de respektive dokumenter.

Projektnummerserie: Angiv her systemets nummerserie til oprettelse af projekter.

Klippekortnummerserie: Angiv her systemets nummerserie til oprettelse af klippekort.

Timekladde

CURABIS Project Management har forskellige funktioner i timekladden, som gør det muligt at identificere timeforbrug og transportomkostninger (km afregnet til kunden).

Respitdatoformel for timeregistrering: Angiver en periode for spærring af mulig timeregistrering på datoer tilbage i tid. Medarbejderne vil ikke være i stand til at registrere tid før systemdato minus datoformlen i dette felt. Kan fx også anvendes til lukning af perioder.

Enhedskode for timer: For at kunne identificere timer registreret via kladden, skal systemet sættes op til en enhedskode, som din virksomhed anvender til timer. I dette tilfælde er det T, men typisk er H for hour eller Time. Vigtigt er at enhedskoden anvendes stringent, også på ressourcekortet.

Enhedskode for kilometer: Nogle virksomheder har medarbejder som arbejder på kundens lokation, samt medarbejdere modtager kørselsgodtgørelse. CURABIS Project Management skal kunne identificere transaktioner, således der bliver dannet projektposter, som bliver markeret som transportpost.

Skabelonkode til Ad-hoc delopgave: Nogle virksomheder vil gerne kunne oprette ad-hoc delopgaver direkte fra timeregistreringen. Disse opgaver er tiltænkt opgaver, med kun én timeregistreringslinje. Oprettelsen af en ad-hoc delopgave sker via en skabelon, som defineres i dette felt.

Tillad opret Ad-hoc opgave: Dette felt angiver udelukkende om du vil tillade oprettelse af ad-hoc opgaver på alle dine projekter. Værdien overføres til projektet, i det øjeblik projektet oprettes. Når projektet er oprettet, kan feltet frit ændres på projektniveau. Der er derfor ikke tale om en spærring, men mere om et valg tilpasset den enkelte virksomhed der anvender CURABIS Project Management.

Delopgaveskabeloner

Delopgaveskabelonens formål er at overføre manglende felter fra timeregistreringskladden og til den under timeregistreringen oprettede delopgave. På nuværende tidspunkt understøttes kun én skabelon.

Felterne fra delopgaveskabelonen har samme datatype og specifikationer som på delopgaven.

Eneste forskel er feltet Opdater delopgaven fra klasselinjen. Hvis man krydser af i dette felt, bliver delopgaven oprettet efter følgende logik:

Projektkode: Dette felt overføres i det øjeblik man trykker på knappen for opret ad-hoc opgave.

Opgavenr.: Dette felt tildeles jf. standard ved at finde det næste løbenummer i rækken.

Kundeprioritet: Dette felt kopieres i oprettelsesøjeblik fra delopgaveskabelonen.

Beskrivelse: Dette felt kopieres i oprettelsesøjeblik fra delopgaveskabelonen, men overskrives med den beskrivelse medarbejderen taster i projektkladdelinjen, hvis der er sat flueben i Opdater delopgaver fra kladdelinje.

Opgave Ansvarlig: Dette felt kopieres i oprettelsesøjeblik fra delopgaveskabelonen, men overskrives medarbejderens medarbejderkode, hvis der er sat flueben i Opdater delopgaver fra kladdelinje.

Status: Dette felt sættes automatisk til igangværende, så snart opgaven er oprettet.

Startdato: Dette felt sættes til bogføringsdato fra kladdelinjen.

Forventet leveringsdato: Dette felt sættes til bogføringsdato fra kladdelinjen.

Estimeret tid: Dette felt kopieres i oprettelsesøjeblik fra delopgaveskabelonen, men overskrives af antalsfeltet fra projektkladdelinjen, hvis der er sat flueben i Opdater delopgaver fra kladdelinje. Der er bygget en sikring, så der sikres at antallet er relateret til timer og ikke fx kilometer.

Rapporteret den: Dette felt sættes til bogføringsdato fra kladdelinjen.

Fakturering

Dette afsnit omhandler hvordan Business Central skal opføre sig under forskellige betingelser og fra det via CURABIS Project Management genererede fakturadokument.

Tillad løbende delopgaver: Sæt flueben i dette felt, hvis du har behov for løbende delopgaver. En løbende delopgave defineres som en opgave man kan fakturere fra, uden at melde opgaven klar til fakturering.
Nogle kunder ønsker en månedsfakturering og behøver ikke projektspecifikation. Her er den løbende delopgave en mulig løsning.

Tillad ændring af antal på salgsdokument: Dette felt kan kun ændre status fra ”Meld fejl”, hvis finansbogføring af VIA er slået fra.
Ønsker du ikke VIA finansintegration, kan du ændre feltets værdi til:

  • Gennemtving udligning
    De berørte projektposter bliver lukket og udlignet, uanset om der er en uoverensstemmelse i forhold til de afregnede og forbrugte timer.
  • Tillad
    Foretager ingen udligninger ved ændringer.

Tillad ændringer af pris på salgsdokument: Definerer hvordan CURABIS Project Management skal håndtere ændringer af priser på ydelser vedr. delopgaver:

  • Meld Fejl
    Denne værdi er standard. Som udgangspunkt bør der ikke rettes på enhedsprisen på en salgsfaktura, idet Igangværende arbejde vil blive påvirket.
  • Opdatér VIA
    Denne værdi kan vælges, hvis du ofte har behov for at ændre en pris på en salgsfakturalinje. Når salgsprisen ændres, vil systemet automatisk genberegne alle poster, som er knyttet til salgsfakturaen. Dermed vil VIA for de implicerede projektposter blive ændret til den nye værdi.
  • Tillad
    Denne værdi kan kun vælges hvis systemet er sat op til at køre uden finansintegration.
    Vælger du denne værdi er alt tilladt. CURABIS Project Management er her kun vejledende og ikke længere styrende.
VIA Bogføring

Når du aktiverer VIA Bogføring i CURABIS Project Management, så betyder det at dine indtægter beregnes på baggrund af en produktion, og ikke på baggrund af faktureringen. Ligeledes vil klippekort versere som et skyldigt beløb i balancen, men i takt med produktionen blive forbrugt løbende og dermed indtægtsført.

VIA Bogføring: Aktiver dette felt hvis du ønsker at indtægtsføre din produktion i det øjeblik en medarbejder registrerer tid på en opgave. Integrationen til finans giver et meget mere retvisende billede af din virksomheds status og afspejler produktionen til finans.

Årsagskode: Angiver en kode, som alle finanstransaktioner stemples med og som dermed viser finanspostens oprindelse fra CURABIS Project Management. Det er valgfrit at anvende denne kode.

VIA værdiansættelse ændre bogføringsdato: Angiv her hvordan du gerne vil håndtere en finansintegration af timeregistreringen.

  • Posteringsdato
    Denne værdier standard, og bør grundlæggende ikke ændres. Posteringsdato giver den bedste afstemningsmulighed.
  • Arbejdsdato
    Denne værdi svarer grundlæggende til oven anførte værdi, dog med den ekstra mulighed at brugeren kan ændre arbejdsdatoen i Dynamics BC, hvorefter finansintegrationen vil ske med udgangspunkt i brugerens arbejdsdato.
  • Systemdato
    Denne værdi vil anvende computersystemets dato til finansbogføringen. Har du medarbejder der ofte er forsinket med timeregistreringen, eller lukker måneden meget skarpt, så er det??

VIA Resultatopgørelse: Angiver en konto i din resultatopgørelse, hvor igangværende arbejde skal posteres i forhold til forbrug. Eventuel fakturering vil debitere denne konto og dermed fjerne igangværende arbejde, mod at postere igangværende arbejde mod salgskontoen, jf. opsætning defineret i Business Central.

VIA Balancekonto: Angiver modkontoen til VIA Resultatopgørelse.

Klippekort forudbetaling: Angiver den konto i balancen, hvor klippekortindtægten fra salgsfaktura hvor klippekorttimer sælges modposteres.

Klippekortforbrug: Angiver den konto hvor der indtægtsføres forbrug på klippekortet. Når der registreres tid på et projekt, tilknyttet et klippekort, vil forbrugsposten automatisk generere en salgspost, som udlignes mod klippekortet.

Opsætning af Projektstyringsbrugere

En projektstyringsbruger er en bruger, hvor medarbejderen er knyttet til en systembruger. Desuden er opsætningen udvidet med nogle parametre, som sikrer en enkelt timeregistrering i kladden.

Find opsætning af Projektstyringsbrugere under Administration – Opsætning – Projektstyringsbrugere.

Her kan du oprette nye Projektstyringsbrugere, eller rette eksisterende Projektstyringsbrugere.

Desuden kan du aktivere om medarbejderen er en aktiv projektbruger, eller ikke længere skal timeregistrere.

Bruger-id: Angiver Dynamics Business Centrals Bruger-id som projektstyringsbrugeren skal knyttes op på.

Navn: Angiver navnet som systemet skal identificere brugeren med i forskellige grafer i systemet. Navnet skal udfyldes, men der kan anvendes sigende forkortelser.

Medarbejderkode: Angiver den medarbejder, som er knyttet til projektstyringsbrugeren. Via dette link bliver det muligt at etablere et normtidstidsregnskab til producerende medarbejdere.

Produktion: Angiver om projektstyringsbrugeren er aktiv. Projektstyringsbrugere bør ikke slettes, men derimod deaktiveres i dette felt.

Kostbeløb pr. time (RV): Angiver en vejledende kostpris pr time for projektstyringsbrugeren. Denne opsætning kan bruges i forhold til analyser om medarbejderens dækningsgrad.

Projektkladdetype: Angiver projektkladdetypen, som projektstyringsbrugeren anvender til timeregistreringen. Med forskellige typer projektkladder, vil man kunne tildele forskellige projektkladdevinduer til forskellige medarbejdere.

Projektklassenavn: Angiver navnet på projektkladdetypen til timeregistreringen.

Oprettelse af Projekt

Når du har fortaget opsætningen af systemet, kan du begynde at oprette projekter. For at kunne oprette nye projekter skal du i dit rollecenter og under Handlinger klikke på + Nyt Projekt.

Dynamics BC vil herefter åbne en blank side med projektkortet.
Stil markøren i feltet Nr. under generelt. Tryk herefter på Enter og systemet tildeler et nummer, baseret på opsætningen fra projektopsætningens nummerserie.

Tilknyt et kundenummer til Projektet. Dette sker ved at vælge et Kundenr. fra Dynamics Business Central debitormodul. Vælg eventuel et Attentionnr. For at tilknytte en kunderelateret kontaktperson for projektet.

Skriv en beskrivelse for projektet, som både du og kunden kan genkende.

Angiv en intern projektleder for projektet. Denne person har det overordnede interne ansvar for projektet.

Når disse felter er udfyldt, vil projektet typisk vises på følgende vis:

Et billede, der indeholder tekst

Automatisk genereret beskrivelse

Der er dog flere felter på projektkortet, som beskrives i det kommende afsnit.

Type: Angiver om projektet er en kundeopgave, eller en intern udvikling. Standardværdien er kundeopgave.

Versionsgruppe: Angiver en intern kode for at kunne identificere et kundeprojekt. Feltet bliver ikke brugt andre steder end her og kan anvendes til filtrering på fx beslægtede projekter.

Tillad opret Ad-hoc opgave: Angiver om det skal være muligt at oprettet ad-hoc delopgaver via timeregistreringskladden. Værdien overføres fra Opsætning af projektstyring, men kan overskrives og ændres fra projekt til projekt.

Internt: Angiver om projektet er et internt projekt. På interne projekter kan der kun bogføres registreringer, som er markeret med ikke fakturerbar. Desuden skal der anvendes en intern ressource og angives en årsagskode til intern timeregistrering.