Momsrapportering: Når en gammel proces taber pusten
Jeg oplever det ofte som konsulent:
Momsrapporteringen “fungerer egentlig fint”. Tallene stemmer (som regel nogenlunde), og processen er velkendt. Sådan har jeg altid gjort. Derfor bliver den sjældent udfordret.
Men når man ser nærmere på hvordan momsen faktisk håndteres i mange virksomheder, opdager man noget interessant: Arbejdsformen har nemlig ikke ændret siden de første økonomisystemer blev introduceret i 1980’erne.
En velkendt proces - men fra dino-tiden
I mange virksomheder afregnes moms stadig ved at:
-
finde bevægelser inden for en periode
-
summere dem
-
og ompostere beløbet i finansen
Det er en metode, der giver mening i en verden, hvor økonomisystemer primært var digitale udgaver af papirjournaler. Dengang fandtes der ikke detaljerede poster, løbende afstemning eller struktureret dokumentation.
Metoden er i princippet korrekt nok, bare ikke til nutidens komplekse virkelighed.
Momsarbejdet har ændret sig - fordi lovgivning har
I dag handler mange virksomheder på tværs af landegrænser. Webhandel, salg til private i EU og forskellige momsregler betyder, at moms ikke længere er ensartet eller simpel.
Alligevel håndteres moms ofte stadig som én samlet saldo i finansen. Afstemningsmulighederne findes måske, men de er besværlige og bruges sjældent aktivt. Overblikket opstår først sent i processen og ofte først lige før indberetning.
Det betyder i klartekst at gennemsigtigheden bliver ret indskrænket.
Momsafstemningens facelift
Det interessante er, at løsningen allerede for mange år siden begyndte at komme frem i moderne økonomisystemer som Business Central. Nemlig at arbejde med moms på samme måde, som vi i dag arbejder med debitorer og kreditorer: via afstembare poster som ved afregning lukkes.
I Business Central opsamles moms faktisk løbende på momsposter. De kan analyseres, afstemmes og lukkes systematisk. Momsangivelsen bliver dermed et resultat af strukturerede og gennemsigtige data.
Det ændrer grundlæggende måden, man arbejder med moms på. Afstemning sker før afregning, ikke bagefter.
Parallellen til debitorstyring
De fleste har allerede været igennem denne udvikling én gang før – med debitorer.
Tidligere var debitor-saldolisten ikke tidsægte. Man bogførte frem til månedens slutning, afstemte med banken og gemte en udskrift til revisor. Med indførelsen af detaljerede debitorposter ændrede det sig. Pludselig kunne man følge åbne poster, betalinger og afstemning løbende.
I dag ville ingen drømme om at styre debitorer udelukkende via finanskonti.
Det samme skifte er sket for moms.
Nu har vi momsposter. Lad os bruge dem.
Når moms bliver en del af likviditetsstyringen
Et godt tankeeksperiment er at forestille sig, at man skal lave en likviditetsrapport i Power BI. Her bliver momsens betydning meget tydelig.
Debitorer og kreditorer bevæger sig nogenlunde jævnt.
Momsen gør ikke.
Den ophobes og afregnes i faste, forskudte perioder. Uden strukturerede momsposter er det svært at placere disse bevægelser korrekt i en likviditetsprognose. Med momsposter bliver de både synlige og forudsigelige.
Grafen viser tydeligt, at moms ikke bare er en saldo – det er en selvstændig strøm, som har direkte betydning for likviditeten.
Kompleks systemopsætning = let hverdag
Mange forbinder komplekse momsregler med tunge arbejdsgange. Erfaringen er ofte den modsatte. Når moms er korrekt opsat i Business Central, bliver selve afregningen enkel.
Man gennemgår momsangivelsen, kontrollerer tallene – og trykker på knappen. Ikke fordi man “håber”, at tallene er rigtige, men fordi systemet allerede har gjort arbejdet.
Det er her, lettelsen opstår:
Kompleksiteten håndteres af systemet. Overblikket bliver hos brugeren.
Vores erfaring hos Curabis
Hos Curabis hjælper vi virksomheder med at bringe momsrapporteringen i takt med den virkelighed, de opererer i i dag. Ofte handler det faktisk bare om processer, der ikke har fulgt med systemernes muligheder.
Når moms bliver systematiseret og bygget på momsposter frem for finanskonti, oplever mange, at arbejdet bliver både mere sikkert og mindre tidskrævende.
Moms bliver igen noget, man har styr på – ikke noget, man bare får overstået.
